Официальный сайт Администрации Егорьевского района - Положение об архивном отделе администрации Егорьевского района Алтайского края

Положение об архивном отделе администрации Егорьевского района Алтайского края

1. Общие положения.

1.1. Администрация Егорьевского района Алтайского края¹ в целях эффективной организации архивного дела в муниципальном образовании реализует полномочия по:
-организации и содержанию архивного отдела Администрации;
-обеспечению хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности органа местного самоуправления, его структурных подразделений, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность;
-решению вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением отнесенных к ведению Российской Федерации и Алтайского края, ведению Алтайского края.

1.2. Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела Администрация образует в своем составе архивный отдел², выполняющий функции муниципального архива.

1.3. Отдел является самостоятельным структурным подразделением Администрации без статуса юридического лица, имеет печать со своим наименованием и наименованием органа местного самоуправления - учредителя, угловой штамп и типографские бланки со своим наименованием.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и законами Алтайского края, иными нормативными актами Российской Федерации и Алтайского края, Уставом муниципального образования, постановлением главы Администрации, а также нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, управления архивного дела администрации Алтайского края³ и настоящим Положением.

1.5. Положение об Отделе утверждается главой Администрации с учетом рекомендаций (по согласованию) Управления.

1.6. Штатная численность и номенклатура должностей и муниципальных служащих - работников Отдела устанавливаются главой Администрации.

1.7. Финансирование и материально-техническое обеспечение Отдела осуществляется за счет средств бюджета муниципального образования и, как правило, выделяется в нем отдельной строкой.

1.7.1. Дополнительными источниками финансирования могут быть:
-внебюджетные средства, в т.ч. от приносящей доход деятельности Отдела, предусмотренной его учредительными документами.

1.8. Номенклатура (прейскурант) платных работ и услуг Отдела утверждается Администрацией на основании перечня платных услуг и работ, разработанного Управлением и утвержденного администрацией Алтайского края.

1.9. Администрация обеспечивает Отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда, работников.

При передаче здания (помещения), в котором размещен Отдел, другим организациям Администрация принимает решение о предварительном предоставлении равноценного или более подходящего для размещения документов здания (помещения).

2. Задачи и функции

Основными задачами и функциями Отдела являются:

2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
-хранение и учет документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Управление;
-проведение мероприятий по созданию оптимальных условии хранения документов и обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
-подготовка, представление Администрации и реализация предложении по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе.

2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Алтайского края, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а так же находящихся в совместном ведении муниципального образования Алтайского края;
-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Алтайского края, образовавшихся в процессе деятельности органа местного самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена⁴;
-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся федеральной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Алтайского края, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, действовавших на территории муниципального образования, а также организаций независимо от организационно-правовых форм⁵;
-архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Алтайского края;
-документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организации (не имеющих правопреемника)действовавших на территории муниципального образования;
-всех ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей;
-печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Отдела;
-учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.

2.1.3. Документы негосударственной части Архивного фонда Алтайского края поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации при наличии доверенности.

2.2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:
-составление списков организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемых Администрацией муниципального образования и согласовываемых с Управлением; систематическая работа по их уточнению;
-отбор и прием документов постоянного (долговременного) в отдел;
-проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации отдельных государственных полномочии Администрации в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
-проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного храпения документов, в т.ч. по личному составу;
-ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектованиями других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
-рассмотрение и согласование положении о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
-рассмотрение и представление в Управление поступивших от организации описей дел постоянного хранения;
-рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке установленном Управлением;
-изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
-оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
-разработка и организация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
-информирование органов местного самоуправления, иных муниципальных организации о составе и содержании документов отдела, но актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в т.ч. на договорной основе;
-организация работы пользователей документами, изготовление копии документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
-исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
-создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

2.5. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, которыми орган местного самоуправления наделен законом Алтайского края в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного законодательства Российской Федерации и Алтайского края.

3. Права

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:

3.1. Представлять орган местного самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

3.2. Вносить на рассмотрение Администрации муниципального образования и Управления предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в Отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций, участвовать в подготовке и рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.

3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной принадлежности и организационно-правовых форм необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в дело - производстве.

3.4. Проверять исполнение организациями, расположенными на территории муниципального образования, независимо от их ведомственной принадлежности и организационно-правовых форм, требований федерального и краевого архивного законодательства.

3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального образования, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.

3.7. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организации для участия в решении вопросов сохранности документов.

3.8. Ставить перед органами местного самоуправления, государственной власти о привлечении к ответственности за нарушении архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.

3.9. Осуществлять в установленном порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать договоры и производить через бухгалтерию Администрации ( при наличии доверенности от Администрации производить самостоятельно)расчеты с организациями за выполнение договорных работ и платных услуг, в соответствии с перечнем платных работ и услуг.

3.10. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, организациями муниципального образования, Управлением, Алтайским краевым отделением Российского общества историков - архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый Администрацией, для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. Организация работы.

4.1. Отдел возглавляет заведующий. Заведующий и специалисты Отдела являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.

Заведующий Отделом назначается и освобождается главой Администрации. Это решение может согласовываться с Управлением.

При смене заведующего Отделом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей Администрации муниципального образования и Управления. Акт приема-передачи утверждается Администрацией и представляется в Управление.

4.2. Заведующий Отделом:

4.2.1. Организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций;

4.2.2. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном образовании перед Администрацией и в установленном порядке - перед Управлением.

4.3. Деятельность Отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых Администрацией с учетом рекомендаций Управления.

4.4. Реорганизация или ликвидация Отдела осуществляется главой муниципального образования в установленном порядке.

4.5. Архивные фонды и архивные документы при реорганизации Отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на постоянное хранение в Управление в установленном порядке.

----------------------------------------------------------

¹ Далее – Администрация

² Далее – Отдел

³ Далее – Управление

⁴ Постоянно, в соответствии с законом Алтайского края "Об Архивным фонде Алтайского края и архивах"

⁵ Постоянно, в соответствии с законом Алтайского края "Об Архивном фонде Алтайского края и архивах".